Mapear um processo é compreender como uma atividade acontece: o que a inicia, quais etapas são realizadas, quem participa e qual resultado deve ser entregue.
Escolha uma rotina delimitada
Comece por um fluxo que tenha início e fim reconhecíveis, como receber um pedido e encaminhá-lo para execução. Evite tentar representar toda a empresa em um único desenho.
Escute quem executa
Converse com as pessoas envolvidas e registre como o trabalho ocorre na prática. Identifique ferramentas utilizadas, informações necessárias, pontos de decisão e transferências entre responsáveis.
Observe os pontos de atenção
Procure etapas repetidas, esperas e situações em que faltam informações. Antes de propor uma automação, verifique se o fluxo e as responsabilidades estão claros.
Valide antes de mudar
Compartilhe o mapa com a equipe, confira se ele representa a rotina e escolha melhorias viáveis. Após uma alteração, acompanhe sua adoção e os efeitos observados.
O mapa é um instrumento de conversa e organização. Ele precisa ser compreendido por quem usa o processo e atualizado quando a rotina muda.